Новини

До уваги громадськості! ПОРЯДОК розгляду письмових звернень громадян в Департаменті розвитку промисловості та агропромислового комплексу Хмельницької обласної державної адміністрації

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Департаменту розвитку промисловості та агропромислового комплексу Хмельницької обласної державної адміністрації

2020 року№ ____

ПОРЯДОК

розгляду письмових звернень громадян в Департаменті розвитку промисловості та агропромислового комплексу Хмельницької обласної державної адміністрації

1. Порядок розгляду письмових звернень громадян в Департаменті розвитку промисловості та агропромислового комплексу Хмельницької обласної державної адміністрації (далі – Порядок) регламентує механізми надходження та опрацювання в Департаменті розвитку промисловості та агропромислового комплексу Хмельницької обласної державної адміністрації (далі – Департамент) звернень громадян, взаємодії структурних підрозділів Департаменту із забезпечення оперативного розгляду звернень.

2. Зверненнягромадян може бути письмовим чи усним. Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до Департаменту особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до чинного законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). Письмові звернення в електронній формі направляються на адресу електронної пошти Департаменту для відправлення у електронній формі: dagro@adm-km.gov.ua

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку.

3. Розгляд письмових звернень громадян в Департаменті здійснюється відповідно до Закону України “Про звернення громадян”, Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858.

4.Звернення, що надійшли до Департаменту, реєструються посадовою особою, відповідальною за звернення громадян (далі – відповідальна посадова особа) у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках згідно із Класифікатором звернень громадян.

При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп Департаменту із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.

У разі особистого подання письмового звернення до Департаменту, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, розставляється відповідний штамп Департаменту, дата надходження та вхідний номер звернення.

Письмові звернення, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та реєструються як письмові звернення.

Облік письмових звернень здійснюється відповідальною посадовою особою, а у разі її відсутності – посадовою особою, що її заміщує згідно із посадовою інструкцією.

5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписанеавтором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство,визначається анонімним і розгляду не підлягає.

6. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, директор Департаменту, згідно з чинним законодавством, має прийняти рішення про припинення розгляду такого звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень, про що повідомляється особі яка подала звернення. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується відповідальним виконавцем.

Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, Департаментом не розглядаються, про що відповідальний виконавець повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до Департаменту.

7. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від його надходження.

8. Відповідальна посадова особа забезпечує передачу реєстраційно-контрольної картки разом з матеріалами відповідних звернень на розгляд директору Департаменту, а у разі його відсутності заступнику директора Департаменту (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг, ставиться примітка «повторно» і додається все попереднє листування за поточний рік.

При необхідності відповідальний виконавець може запросити справи за попередні роки, що є у наявності.

9. Звернення осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», розглядаються директором Департаменту особисто, а у разі його відсутності заступником директора Департаменту, який виконує його обов’язки.

10. Директор Департаменту, а у разі його відсутності заступник директора Департаменту (відповідно до розподілу функціональних повноважень), розглядає та накладає резолюцію щодо розгляду звернення безпосереднім виконавцем протягом трьох календарних днів з дня отримання звернення на розгляд. Після розгляду звернення протягом робочого дня передаються відповідальній посадовій особі.

11. Підготовку матеріалів для передачі звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій керівництва Департаменту, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює відповідальна посадова особа. Термін розгляду звернення зазначається у реєстраційно-контрольній картці.

12. Безпосередній виконавець, протягом двох робочих днів, з дня отримання звернення на виконання, може, у разі потреби, звернутися до директора Департаменту, а у разі його відсутності - заступника директора Департаменту щодо зміни накладеної резолюції або її доповнення.

13. У разі відсутності безпосереднього виконавця, який за резолюцією керівника Департаменту розглядає звернення, таке звернення розглядається посадовою особою, яка виконує його функції згідно із розподілом посадових обов’язків.

14. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень Департаменту, пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до Департаменту, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до відповідного органу чи посадової особи, до повноважень якого входить розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до Департаменту підписує директор Департаменту, а у разі його відсутності – заступник директора Департаменту (відповідно до розподілу обов’язків).

15. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії, чи рішення яких оскаржуються.

16. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі в Департаменті, якщо у резолюції керівника Департаменту або супровідному листі інших органів виконавчої влади надано доручення поінформувати про результати розгляду звернення.

17. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, посадова особа, що надала доручення щодо розгляду звернення, встановлює необхідний термін для його розгляду, про що відповідальний виконавець повідомляє заявника до закінчення основного терміну розгляду звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

18. Безпосередні виконавці готують проекти відповідей заявникам, візують у керівника структурного підрозділу Департаменту та подають на підпис керівнику Департаменту.

19. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а)…!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».

20. За бажанням заявника письмова відповідь направляється в електронній формі на адресу електронної пошти заявника. Для відправлення в електронній формі письмова відповідь має бути відсканована на офіційному бланку Департаменту із зазначенням вихідного реєстраційного номера та за підписом відповідної посадової особи.

Відповідь на письмове звернення, яке подане в електронній формі, надається з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних».

21. Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі в Хмельницькій обласній державній адміністрації разом із підписаною копією відповіді заявнику або проектом відповіді та матеріалами звернення передаються до відділу роботи зі зверненнями громадян апарату Хмельницької обласної державної адміністрації. Передачу звернень і матеріалів здійснює відповідальна посадова особа Департаменту, за необхідністю, направляється електронний варіант відповіді.

22. У разі необхідності відповідна посадова особа може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь увстановлений чинним законодавством термін.

23. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірники реєстраційно-контрольної картки повертаються відповідальній посадовій особі для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ увиконавців забороняється.

24. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргамискладає п’ять років. Після закінчення п'ятирічного терміну зберіганнядокументи за пропозиціями, заявами та скаргами знищуються у порядку,встановленому чинним законодавством.

Начальник відділу персоналу,

мобілізаційної роботи,

безпеки праці, діловодства

і архівної справи Валентина КОЛЯСКО

Новини

Відео